Auf ein Wort

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Professionelles Terminologiemanagement trägt zur Qualität von Übersetzungen bei, steigert die Produktivität der Übersetzer und aller am Übersetzungsprozess Beteiligten und ist somit ein Wirtschaftlichkeitsfaktor. Gepflegte Terminologiebestände sparen Zeit, denn Rückfragen werden minimiert. Darüber hinaus sorgen sie für eine effektivere Nutzung der Übersetzungsdatenbank. Sie bilden die Grundlage für terminologische Konsistenz, die einen der Kernaspekte der Übersetzungsqualität darstellt. Die Übersetzer selbst gewinnen Zeit, weil sie weniger recherchieren und rückfragen müssen. Soweit die Theorie.

In diesem Artikel möchten wir ein wenig die praxisnahe Terminologiearbeit in unserem Übersetzungsbüro beleuchten. In der Regel kommen die Terminologiedaten nämlich nicht unmittelbar einsatzbereit zu uns.

Betrachten wir hierzu den Kunden XY. Es handelt sich um einen Akteur aus dem öffentlichen Sektor, mit einer eigenen Übersetzungsabteilung, der auch externe Dienstleister beschäftigt. Die internen Terminologiequellen liegen in allerlei Formaten vor, vorwiegend Word, Excel und PDF. Diese werden über ein Internetportal den Externen zum Download zur Verfügung gestellt. Aktuell beläuft sich die Zahl der zu beachtenden Quelldateien auf mehr als 30. Es ist daher sicher leicht nachvollziehbar, dass das Nachschlagen in diesen einzelnen Dateien sich recht mühselig gestaltet.

Und an dieser Stelle komme ich ins Spiel. Vielleicht erinnern Sie sich an unseren letzten Newsletter, in dem meine Aufgaben im Unternehmen exact! unter „Was macht eigentlich …“ vorgestellt wurden. Heute wollen wir uns die praktische Seite meiner Arbeit etwas näher anschauen.

Idealerweise sollten die Terminologiedaten aus den Einzeldateien in einer einzigen, serverbasierten Multiterm-Termbank vereint sein. Diese wird dann seitens unseres Projektmanagements in alle Übersetzungsprojekte des Kunden eingebunden. So können die Übersetzer bei ihrer Arbeit mittels der automatischen Terminologieerkennungsfunktion von Studio zentral und in Echtzeit auf die gesammelten Informationen zugreifen.

Der erste Schritt zum Erstellen einer solchen Datenbank besteht darin, die Quellen zu sichten und zu entscheiden, ob die Daten einfach per Importfunktion oder manuell in der Termbank erfasst werden sollen. In der Regel erstellen wir den „Anfangsbestand“ mittels Excel-Import und aktualisieren später die Termbank manuell, um die Entstehung von Dubletten zu vermeiden.

Bei der Aufbereitung der Quellen ist es wichtig, einige Grundvorgaben einzuhalten, damit die Einträge so präzise wie möglich werden und sich bei der Übersetzung optimal nutzen lassen.

Wir haben dazu anhand unserer praktischen Erfahrung einige Regeln festgelegt, die bei der Erfassung von Terminologie aus Kundenquellen einzuhalten sind:

Vor diesem Hintergrund prüfe ich nun die Dateien des Kunden und entscheide, wie die Terme am besten einzugeben sind.

Die nachstehende Abbildung zeigt, wie Terme in der Datei des Kunden typischerweise aufgeführt sind:

Unseren Regeln zufolge wird die Abkürzung aus Gründen der Benennungsautonomie als eigener Term in die Termbank aufgenommen.

Eine weitere Angabe, die wir als sehr wichtig einstufen, ist der Status (sprich: Erlaubt/Verboten). Dieses Feld ist ein einfaches, aber effektives Mittel, um Vorgaben des Kunden wie den durchgestrichenen Text abzubilden.

Der zugehörige Eintrag in Multiterm sieht letztlich wie folgt aus:

Die spannende Frage, die sich viele jetzt stellen werden, lautet: Ist das denn wirtschaftlich?

Richtig ist, diese Aufbereitung der von Kunden zur Verfügung gestellten Terminologiedaten kostet Zeit. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass es sich immer lohnt, diesen Aufwand zu investieren, denn die Übersetzungsqualität, aber auch die Zufriedenheit aller Beteiligten, steigen mit jeder Vereinfachung auf diesem Gebiet. In vielen verschiedenen Einzeldateien manuell nach Termen zu suchen, erhöht letztendlich die Fehleranfälligkeit. Daher führen wir Termbanken teilweise auch für nur wenige Terme eines Kunden, um sicherzustellen, dass Kundenwünsche eingehalten werden (beispielsweise durch Kundenrückmeldungen).

Bei exact! erfassen wir Terminologie in den vorhandenen Termbanken zum Teil auch während des Übersetzens, wenn wir feststellen, dass es sich um Kernbegriffe der Thematik handelt. So wächst der Bestand stetig weiter und unsere Kunden erhalten Übersetzungen, die ihren terminologischen Vorgaben entsprechen.