Lebendiges Qualitätsmanagement bei exact!

von Reinhild Möller

Qualitätsmanagement bei exact

Übersetzungsdienstleistungen – ein hart umkämpfter Markt

Der Beruf des Übersetzers ist nicht geschützt, d. h., jeder mit mehr oder weniger fundierten Sprachkenntnissen kann Übersetzungsdienstleistungen anbieten. Hinzu kommt der zunehmende Preisdruck, der Billiganbieter aus Ländern mit niedrigem Preisniveau für Auftraggeber attraktiv macht. Wie können sich durch jahrelanges Studium qualifizierte Übersetzer, die hauptberuflich und professionell übersetzen, von der Masse abheben? Das Zauberwort heißt Qualität – zu einem wettbewerbsfähigen Preis.


Qualität – eine Frage der Definition

Doch was bedeutet „Qualität“? Qualität ist keine absolute Größe. Sie muss definiert werden. Laut ISO 9000:2015 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe ist Qualität der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale eines Objekts Anforderungen erfüllt“.

Die Qualität einer Übersetzung ist also von den Anforderungen abhängig, die an sie gestellt werden. Neben dem eigenen Qualitätsanspruch des Dienstleisters sind vor allem die Anforderungen des Kunden maßgebend. Qualität liefert demnach, wer seine Kunden zufriedenstellt. Der Kundenkreis, den ein Übersetzungsdienstleister ansprechen möchte, spielt also eine entscheidende Rolle. Viele Auftraggeber betrachten die Übersetzungen ihrer Ausgangstexte als Aushängeschild für das eigene Unternehmen. Der Anspruch an die Übersetzungen ist entsprechend hoch. Diese anspruchsvollen Kunden gehören zur Zielgruppe von exact!: Wir sprechen die Sprache unserer Kunden und möchten, dass unsere Übersetzungen sofort einsetzbar sind.


Total Quality Management

Doch wie erreichen wir die Qualität, die den Ansprüchen unserer Kunden wie auch unserem eigenen Anspruch gerecht wird? Durch ein umfassendes Qualitätsmanagement, das alle Bereiche und Prozesse unseres Unternehmens abdeckt. Durch ein Qualitätsmanagement, das laufend überwacht und an neue Gegebenheiten angepasst wird. Durch ein Qualitätsmanagement, das allen Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergegangen ist.

Das Qualitätsmanagementsystem von exact! steht doppelt auf dem Prüfstand. Im Rahmen unserer Zertifizierung nach ISO 17100 wird der gesamte Übersetzungsablauf regelmäßig von einem externen Auditor auf Herz und Nieren geprüft. Außerdem sind wir bereits seit 2013 nach ISO 9001 zertifiziert und stellen uns jedes Jahr den Fragen eines weiteren externen Auditors.


Qualitätssicherungsmaßnahmen bei exact!

Unsere Qualitätssicherung ist darauf ausgerichtet, dass festgelegte Qualitätsanforderungen erfüllt werden. Sie umfasst daher alle Maßnahmen, die analysieren, überwachen und sicherstellen sollen, dass ein vorgegebenes Qualitätsniveau erreicht und gehalten wird. In diesem Sinne hat die Qualitätssicherung vorausschauenden und vorbeugenden Charakter und soll helfen, Fehler und Kundenreklamationen zu vermeiden.

Daher erfasst exact! relevante Informationen zu jedem Kunden in einer Datei, die laufend aktualisiert wird. Damit stehen jedem Übersetzer alle für den jeweiligen Kunden spezifischen Vorgaben, Anweisungen und Richtlinien in übersichtlicher Form zur Verfügung. Des Weiteren werden kundenspezifische Übersetzungs- und Terminologiedatenbanken gepflegt. Interne Stilrichtlinien von exact! gelten, wenn keine Kundeninformationen vorliegen.

Vor und während der Übersetzung klärt der Projektmanager oder der Übersetzer bei exact! bei Bedarf allgemeine oder projektbezogene Fragen mit dem Ansprechpartner unseres Kunden. Arbeits- und Kontrollchecklisten gewährleisten, dass Vorgaben und festgelegte Vorgehensweisen eingehalten werden. Eine standardisierte Vorgehensweise gewährleistet den reibungslosen Ablauf auch bei größeren Projekten und Einsatz mehrerer Übersetzer.

Jeder Übersetzer nimmt selbst eine Qualitätssicherung vor, indem er während der Übersetzung auf die Einhaltung aller terminologischen, kunden- und projektspezifischen Anforderungen achtet. Des Weiteren wird jede Übersetzung revidiert und auf sprachliche, terminologische und inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Außerdem nimmt jeder Übersetzer nach Abschluss der Übersetzung eine Rechtschreibprüfung vor und passt das Format der Übersetzung an den Ausgangstext an (falls erforderlich).

Die zweisprachige Revision erfolgt je nach Kundenwunsch nach dem 2-Augen- oder 4-Augen-Prinzip.

Die Projektnachbereitung stellt sicher, dass alle Referenzmaterialien auf den neuesten Stand gebracht werden und für zukünftige Projekte allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Terminologische oder übersetzungsrelevante Änderungswünsche unserer Kunden werden nachträglich in die Übersetzungsdatenbank und die Terminologiedatenbank eingearbeitet.


Qualitätskontrollen

Unsere Qualitätskontrollen (QK) werden in festgelegter Häufigkeit durch einen Übersetzer von exact! für interne und externe Übersetzer durchgeführt. Dabei handelt es sich um eine vollständige Prüfung oder eine Stichprobenprüfung einer Übersetzung durch einen dritten Übersetzer auf der Grundlage bestimmter Kriterien und Verfahren. Die QK-Ergebnisse werden in Bewertungsbögen festgehalten und ausgewertet. Die betreffenden Übersetzer erhalten Rückmeldung zur Qualität ihrer Übersetzung. Qualitätskontrollen dienen der Einstufung von Übersetzern in einen Übersetzerstatus und als Nachweis der Qualität der Übersetzungen von exact!.


Fazit

Mit unserem Qualitätsmanagementsystem möchten wir hochwertige Übersetzungen von vorhersehbarer und reproduzierbarer Qualität gewährleisten, ganz im Sinne unserer Kunden. Dies erreichen wir, indem wir sämtliche Unternehmensbereiche und –prozesse abdecken. Qualitätsmanagement ist eine Teamleistung. Wir sorgen dafür, dass sich jeder einzelne Mitarbeiter von exact! seines Beitrags und seiner Verantwortung bewusst ist.

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